Oleh : Iwan Mulyana
Seorang yang ditugaskan untuk meneliti suatu daerah atau suatu pokok persoalan tertentu, harus menyampaikan suatu laporan mengenai hal yang ditugaskan kepadanya itu.
“Sebagaimana pengertiannya bahwa laporan dapat diartikan sebagai suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya”.
Karena laporan sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan, bahwa laporan adalah suatu bentuk dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.
1. DASAR-DASAR LAPORAN
Sebuah laporan bertolak dari beberapa dasar, yaitu orang yang memberi laporan, pihak yang menerima laporan, sifat dan tujuan umum laporan. Secara pragmatis dibedakan menjadi tiga bagian sebagaimana berikut di bawah ini :
a. Pemberi laporan
Pertama-tama laporan melibatkan orang atau pihak yang memberi laporan. Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Atau laporan dapat pula dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.
b. Penerima laporan
Laporan bukan hanya dibuat oleh seseorang atau suatu badan, tetapi laporan juga ditujukan atau akan disampaikan kepada seorang atau suatu badan. Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.
c. Tujuan laporan
Tujuan sebuah laporan tergantung dari situasi yang ada, antara pemberi laporan dan penerima laporan. Bila pemberi laporan adalah orang yang ditugaskan untuk meneliti masalah tersebut, maka tujuannya ditentukan oleh pemberi laporan.
Sebaliknya bila pemberi laporan tidak menerima suatu tugas khusus, maka tujuan laporan terletak di tangan pembuat laporan.
2. SIFAT LAPORAN
Sifat laporan berorientasi kepada capaian atas isi materi yang dimuat berdasarkan hasil penelitiannya itu. Hasil yang diharapkan dapat berupa perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan, sejalan dengan tujuan laporan itu.
3. MACAM-MACAM LAPORAN
Adapun macam dan bentuk laporan :
a. Laporan berbentuk Formulir Isian
b. Laporan berbentuk surat
c. Laporan berbentuk Memorandum (saran, nota, catatan pendek)
d. Laporan perkembangan (progress report) dan laporan Keadaan (status report)
e. Laporan Berkala
f. Laporan Laboratoris
Pokok-pokok di bawah ini memperlihatkan unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris :
1. Halaman judul;
2. Objek atau Tujuan;
3. Teori : menyangkut teori mana yang diterapkan;
4. Metode : prosedur-prosedur yang ditempuh;
5. Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode di atas;
6. Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan;
7. Kesimpulan;
8. Apendiks;
9. Data hasil.
g. Laporan Formal dan Semi-formal
Bahwa laporan formal adalah bentuk laporan yang penulisannya memuat standar penulisan dan memenuhi semua persyaratan sebagai berikut :
1. Harus ada halaman judul;
2. Biasanya ada surat-penyerahan;
3. Walaupun tidak panjang, sebuah laporan formal selalu memiliki sebuah daftar isi;
4. Ada sebuah ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan;
5. Ada bagian yang disebut dengan Pendahuluan, sebagai suatu informasi awal bagi pembaca;
6. Bila ada Kesimbulan dan Saran (rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri;
7. Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda;
8. Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal;
9. Kalau perlu laporan formal disertai pula tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan, maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri;
10. Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus.
4. STRUKTUR LAPORAN FORMAL
Memiliki unsur-unsur yang disusun kedalam dua bentuk variasi sebagai berikut :
I. Variasi pertama :
a. Memiliki halaman judul;
b. Surat penyerahan;
c. Daftar Isi;
d. Ikhtisar dan abstrak;
e. Pendahuluan;
f. Isi laporan;
g. Kesimpulan;
h. Saran (rekomendasi)
i. Apendiks;
j. Bibliografi.
II. Variasi kedua :
a. Memiliki halaman judul;
b. Surat penyerahan;
c. Daftar Isi;
d. Ikhtisar dan abstrak;
e. Kesimpulan;
f. Saran (rekomendasi)
g. Pendahuluan;
h. Isi laporan;
i. Apendiks (apendiks adalah pengurangan resiko terhadap gejala persoalan tertentu akibat kerusakan);
j. Bibliografi.
Adapun struktur laporan formal secara sistematis susunan penuliasannya terdiri dari :
a. Halaman Judul
b. Surat penyerahan
c. Daftar Isi
d. Ikhtisar dan Abstrak
e. Pendahuluan
f. Isi Laporan
g. Kesimpulan dan Saran
h. Bagian Pelengkap
5. BAHASA SEBUAH LAPORAN
Bahasa sebuah laporan tentunya menggunakan bahasa formal yaitu Bahasa Indonesia menurut ketentuan Ejaan Yang Telah Disempurnakan, yang diresmikan dengan Keputusan Presiden No. 57 Tahun 1972 dan dinyatakan berlaku mulai tanggal 17 Agustus 1972.
Buku Panduan Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan, diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, Agustus 1975.
6. LAPORAN BUKU
Suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di Perguruan Tinggi Negeri adalah apa yang dinamakan Laporan Buku. Laporan buku sebenarnya bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut.
7. PENUTUP
Bagian penutup dalam sebuah laporan, merupakan bagian akhir dari seluruh rangkain atau struktur dalam penulisan laporan tersebut, dapat juga dibuat kesimpulan, saran dan pendapat sebagai bagian dari buah pemikiran penulis dalam menyelesaikan obserpasinya.
Sunber : Prof. DR. Gorys Keraf, KOMPOSISI Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa, 1993, hal. 283-
300.
